Configurar el aviso por correo
Las notificaciones son la parte más importante de todo esto: una copia que falla en silencio es peor que no tener copia, porque genera una falsa sensación de seguridad.
El desplegable «Proveedor» rellena los datos por usted
No hace falta saberse los servidores SMTP de memoria. Al elegir proveedor, el programa rellena solo el servidor, el puerto y la seguridad:
| Proveedor | Servidor SMTP | Puerto | Seguridad |
|---|---|---|---|
| Gmail | smtp.gmail.com | 587 | STARTTLS |
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | STARTTLS |
| Outlook.com | smtp-mail.outlook.com | 587 | STARTTLS |
| Otro | Se rellena a mano | 587 o 465 | STARTTLS o SSL |
Con «Otro» los campos quedan libres para cualquier servidor corporativo. Si cambia la seguridad a SSL, el puerto pasa automáticamente a 465.
Configuración paso a paso
Marque «Enviar notificación por correo al terminar cada copia».
Elija su proveedor en el desplegable. El servidor, el puerto y la seguridad se rellenan solos.
En Usuario ponga la dirección completa del remitente.
En Contraseña ponga una contraseña de aplicación (ver aviso abajo).
En Enviar aviso a escriba el destinatario. Puede poner varios separados por coma o punto y coma.
Pulse «Probar envío» y confirme que llega.
Con Gmail no funciona su contraseña normal
Google no permite iniciar sesión SMTP con la contraseña de la cuenta. Hay que generar una contraseña de aplicación de 16 caracteres desde la configuración de seguridad de la cuenta de Google, con la verificación en dos pasos activada. Si usa la contraseña habitual verá este error en el registro:
FALLO: Autenticacion rechazada. Con Gmail necesitas una 'contrasena de aplicacion', no tu contrasena normal.
Es, con diferencia, el fallo más frecuente al configurar el correo.
Con Microsoft 365 hay un segundo requisito
Además de la contraseña de aplicación, el administrador del tenant debe tener habilitado SMTP AUTH para ese buzón; Microsoft lo trae desactivado por defecto. Si falta, el error que verá es este:
FALLO: Autenticacion rechazada por Microsoft 365. Usa una 'contrasena de aplicacion' (si tienes verificacion en 2 pasos) y verifica que el administrador tenga habilitado 'SMTP AUTH' para este buzon.
El programa distingue el proveedor y le dice exactamente qué mirar en cada caso.
Cuándo avisar
El desplegable «Avisar» decide cuándo se manda el correo:
Siempre
Llega un correo en cada ejecución, salga bien o mal.
- La ausencia de correo es en sí una señal de alarma
- Confirma cada día que el sistema sigue vivo
- Permite vigilar el espacio en disco de forma continua
- Un correo diario más en la bandeja
Solo si hay error
Únicamente cuando algo falla.
- Mucho menos ruido en el correo
- Si el servidor se apaga, no recibirá nada
- Si la tarea se deshabilita, tampoco se entera
- No verá venir un disco llenándose
Use una cuenta dedicada para los avisos
Como la contraseña queda guardada en el servidor solo codificada en base64, no use la cuenta personal de nadie. Cree una cuenta específica para notificaciones y, si es posible, sin acceso a nada más.
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